Power Automate - 予定や会議の開始通知(アラーム)をTeamsで受け取る

自分

閲覧ありがとうございます。ゆっくりよんでいってください

本記事に記載の内容は、
「Power Automate - 予定や会議の開始通知(アラーム)をTeamsで受け取る方法」に関する内容となっています。
ぜひ参考にしてください。

1 Microsoft Teams で会議の通知(アラート)を受け取る理由
2 Power Automateを利用して、予定や会議の開催時刻に投稿やチャットでお知らせする
- 2.1 Microsoft Teams で予定や会議開催通知(リマインド) を受け取る手順
  - - 2.1.0.1 Teams - 自分だけが参加しているチャットを作成する
    - 2.1.0.2 Teams - 自分だけが参加しているチャットを作成する
3 さいごに・・・

Microsoft Teams で会議の通知(アラート)を受け取る理由

Microsoft Teamsを利用していると、内部メンバー間や外部の方とWeb会議を行うことがあると思います。
Web会議を作成すると、Exchange Onlineにて会議通知が送付されます。

この会議通知は、Exchange Onlineの予定表に組み込まれ
Outlook on the WebやOutlook/Microsoft 365 トップページを開いている時に
会議時刻が近づいてきたときに通知が来て直近予定されており開始目前の会議があることがわかります。

この通知機能はExchange Onlineをメールサーバーとして利用している場合は、
とても便利で、Outlookを導入している方は本記事で紹介する機能に必要性は感じないかもしれません。

Microsoft Teamsは内部連携や外部とのWeb会議にしか利用していない。
メールサーバーは別に持っており、Exchange Onlineを利用していない。
上記のような方は、会議が始まる通知を受け取る術が少ないですよね。
(ずっとWeb画面開いとくのは、業務進めていくと難しいですし・・・)

そんな時に、「利用しているMicrosoft Teamsアプリに通知くればいいのに！！」と考えたことありませんか？
Power Automateを利用することで、予定されている会議をチャットで投稿しお知らせすることが可能です。

ぜひ、後続の章をご確認頂きお試しいただければと思いますっ。

Power Automateを利用して、予定や会議の開催時刻に投稿やチャットでお知らせする

本手順は、Power Automateを利用できることが大前提になります。
画像付きで手順を記載していますので、触ったこと無い方もとりあえず試してみてくださいっ。

Power Automateの利用が制限されている場合には、
Microsoft 365を管理されている方に利用できないか確認してみてくださいね。

Microsoft Teams で予定や会議開催通知(リマインド) を受け取る手順

本手順実施前に通知を受け取りたい、[チャネル] or [グループチャット]を用意してください。
個人のスペースを用意出来ない方は、
以下の記事を参考頂くことで[自分のみ参加しているグループチャット]を作成することができるのでお試ください。

: Teams - 自分だけが参加しているチャットを作成する

続きを見る

自身のMicrosoft 365 アカウントで Power Automate にサインインしてください。
Power Automate 画面が開いたら、画面左側の[＋作成]をクリックします。
フローを作成するための 3 つの方法画面の左上にある[自動化したクラウドフロー]をクリックします。
Power Automate 画面左側に、[自動化したクラウドフローを構築する]画面が表示されるので、
以下項目を設定して、[作成]をクリックします。
- フロー名：自身が分かりやすい名称を設定します。
- フローのトリガーを選択してください：[予定しているイベントが間もなく開始されるとき(V3)]
  　　　　　　　　　　　　　　　　　　※予定していると入力すると候補が絞らます。
フローの作成画面が開きます。
[カレンダー ID]にて、[予定表]を選択します。
※予定表ではなく、calendarと表示されている場合があります。
[詳細オプションを表示する]をクリックします。
[ルックヘッドタイム] を会議開始前に通知されたい分数を入れます。
設定後、[＋新しいステップ]をクリックします。
　なお、本手順では10分前に通知されることを目的に、10 と入れています。
　　※10を設定していても、実際に通知されたのは8分前でした。
　　　若干遅延があるかもしれません。
検索欄に[タイムゾーン]と入力し、候補として出てきたアクションの
[タイムゾーンの変換]をクリックします。
以下設定を行い、[書式設定文字列]のドロップダウンリストをクリックします。
- 基準時間：開始時刻
- 変換元のタイムゾーン：(UTC) 協定世界時
- 変換先のタイムゾーン：(UTC +09:00) 大阪、札幌、東京
書式設定文字列のドロップダウンリスト内にある[カスタム値の入力]をクリックし
HH:mm と入力し[＋新しいステップ]をクリックします。
すべてタブが選択されている状態で、[Microsoft Teams]をクリックします。
アクションの [チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する]をクリックします。
[チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する]の設定画面が表示されるので
以下設定を行います。
- 投稿者：フローボット
- 投稿先：グループチャット or チャネル
  　　　　※本手順では、グループチャットを選択しています。
- グループチャット：通知(投稿)を送付するチャットを指定
  　　　　　　　　　※本手順では以下記事で作成したグループチャットを指定しています。
  
  Teams - 自分だけが参加しているチャットを作成する
  
  続きを見る
最後に[メッセージ]欄に、通知(投稿)内容を設定していきます。
私は、会議の開催時刻と会議件名が知りたかったので、
以下のようなメッセージ内容にし、開始時刻や会議件名を[動的なコンテンツの追加]より自動的に取得するよう設定しました。
会議開催時刻の取得をするために、[動的なコンテンツの追加]をクリックし
画面右下に出てきたメニューより[変換後の時間]をクリックします。
次に会議件名を取得するために、[動的なコンテンツの追加]をクリックし
画面右下に出てきたメニューより[もっと見る]をクリックします。
その後項目が追加で表示されるので、[件名]をクリックします。
画像のような内容になったら、[保存]をクリックして完了です。
実際に通知が送られてくると、以下のようなものになります。
※後から編集して[会議場所：]と追加表示されています・・・気にしないでください