Exchange Online - 共有メールボックスの作成方法と各種権限設定について

自分

閲覧ありがとうございます。ゆっくりよんでいってください

本記事に記載の内容は、
「 Exchange Online - 共有メールボックスの作成方法と各種権限設定について」説明しています。

まとめて記載されている情報が無くて困っている方多くいると思うので、ぜひ参考にしてみてください。

1 ExO - 共有メールボックスとは？
2 共有メールボックスの作成～メンバー追加～権限設定
- 2.1 共有メールボックスを作成する手順
- 2.2 共有メールボックスにメンバーを追加し、メールボックスに対する権限を設定する手順
3 よくある質問と疑問

ExO - 共有メールボックスとは？

共有メールボックスを利用すると、複数のユーザーが1つのメールボックスを参照してメールを読んだり
共有メールボックスのメールアドレスを利用してメールを送信することが可能です。
また、共通利用が可能な予定表を利用することが可能になるため、
共有メールボックスを参照できる複数のユーザーを対象とした休暇や行事、勤務シフトといったスケジュール管理も可能です。

受信したメールを既読にすることで、まだ読んでいない方にも既読状態が反映されます。
また送信したメールを共有メールボックスの送信済みアイテムに保管することも可能なため、
問合せ窓口用のメールボックスとして運用することも可能です。

共有メールボックスの作成～メンバー追加～権限設定

Exchange Online管理者権限またはグローバル管理者権限が必要です。

共有メールボックスを作成する手順

管理者権限を持ったアカウントで、Exchange 管理センターにアクセスします。
Exchange 管理センターが開いたら、
画面左側にある、[受信者]をクリックし、[メールボックス]をクリックします。
メールボックスの管理画面が開くので、
[＋共有メールボックスを追加]をクリックします。
画面右側に共有メールボックスの追加画面が表示されるので、
以下項目の設定を行い、[作成]をクリックします。
- 表示名：共有メールボックスの名前を入力します。
- メールアドレス：共有メールボックスのメールアドレスを入力します。
- エイリアス：入力したメールアドレスの[@マーク]より左側を入力します。
[共有メールボックスが作成されました]というメッセージが表示されれば作成完了です。
※反映に5分～30分程度かかる場合があります。

共有メールボックスにメンバーを追加し、メールボックスに対する権限を設定する手順

管理者権限を持ったアカウントで、Exchange 管理センターにアクセスします。
Exchange 管理センターが開いたら、
画面左側にある、[受信者]をクリックし、[メールボックス]をクリックします。
メールボックスの管理画面が開くので、
メンバーの追加や権限設定を行いたい、共有メールボックスをクリックします。
画面右側に、クリックした共有メールボックスの詳細情報が表示されるので
[委任]タブをクリックします。

権限が2種類表示されるので、以下表に合う権限を選択しユーザーを割り当てます。

読み取りと管理	メールの読み取り、表示、削除、変更を行ったり、タスクと予定表や連絡先を作成することが可能です。
メールボックス所有者として送信	メールの送信時に共有メールボックスのメールアドレスで送信することができます。 ※受信したメールを閲覧するためには、[読み取りと管理]の権限付与も必要です

メールボックスの委任の管理画面が表示されるので、[＋Add members]をクリックします。
ユーザーアカウントが一覧で表示されるので、
権限を割り当てたいユーザーアカウントにチェックを入れ、[保存]をクリックします。
アクセス許可の委任を追加しますか？という確認画面が表示されるので、
[確認]をクリックします。
これらのメールボックスにメールボックスのアクセス許可が追加されました
と表示されれば、権限の割り当て作業が完了です。
※反映まで5分～30分程度かかる場合があります。

よくある質問と疑問

共有メールボックスってライセンスを購入しないと使えないの？？
- 共有メールボックス自体にライセンスを割り当てる必要はないです。
  ただし・・・共有メールボックスにアクセスするためには、ユーザーアカウントが必要になります。
  そのため利用者ごとにユーザーアカウントを用意し、ライセンスを割り当てる必要があります。
  ※アーカイブ等を利用する場合は、共有メールボックスにアーカイブ用のライセンスを割り当てる必要があります。
共有メールボックスを参照させるために、特別な手順は必要？？
- 本記事の手順を管理者が実施する必要はありますが、利用者は特に設定することはありません。
  Outlookを利用していると、自動的に画面左にある自身のメールボックス下に共有メールボックスが表示されます。
共有メールボックスを運用管理していくのは大変？？
- 数が多くなると大変ですが、本記事の内容を実施してもらえれば運用していくことが可能です。
  利用者が使う前に、メールボックスを日本語化しておきたい場合は別途手順が必要ですが
  不要であれば、作成し参照する利用者の設定をするだけで運用していくことが可能ですよ。