Exchange Online - 利用者のメールデータを検索し保存する3/3

自分

閲覧ありがとうございます。ゆっくり よんでいってください

本記事に記載の内容は、
「 Exchange Online - 利用者のメールデータを検索し保存する 」説明している内容となっています。

本記事下部にリンクがある、[Exchange Online - 利用者のメールデータを検索し保存する 2/3]の続きになるので
前提条件や事前準備手順が気になる方は、参照してみてください。
合わせて、2/3となる記事へのリンクも本記事の下部に記載していますので参照してみてくださいっ

電子情報開示 ケース - 検索の実施 と 検索結果のエクスポート

検索は、作成されている[保留リスト]から検索条件に合致したアイテムを検索する機能です。
本手順の中で、検索キーワードやその他条件をなにも指定していない場合は、保留リストの条件に合うアイテムが全て検索されます。

前提条件のクリア及び、事前準備完了後の作業になります。

ケースの作成 および 保留リストを作成した後の作業になります。

電子情報開示 - 検索を実施する方法

1. 管理者権限を持つユーザーアカウントで、[Microsoft 365 管理センター] にアクセスします。
   
   
2. Microsoft 365 管理センター 画面の左下に存在している、[コンプライアンス]をクリックします。
   
   
3. Microsoft Purview 画面が開いたら、[ソリューション]欄の[電子情報開示]をクリックし、
   [標準]をクリックします。
   
   
4. 電子情報開示 (標準) 画面が表示されたら、先ほど作成したケースをクリックします。
   
   
   
5. ケースの設定画面が表示されるので、
   タブをクリックし
   [＋新しい検索]をクリックします。
   
   
   
6. 新しい検索 画面が表示されるので、以下情報を設定して[次へ]をクリックします。
   
   • 名前：検索の名前を入力します。
   • 説明：検索の説明を入力します。
     
7. 検索する場所を指定します。
   ただし、保留リストで設定した場所を検索範囲とすればよい場合は、
   [保留になっている場所]を選択して、[次へ]をクリックします。
   
   
   
8. 検索条件 の入力画面が表示されます。
   必要に応じて アイテムの検索条件を入力し、[次へ]をクリックします。
   ※空白で進んだ場合は、保留リストで設定した検索条件に当てはまるアイテムが全て表示されます。
   
   
   
9. 設定内容が表示されるので、問題が無いことを確認して[送信]をクリックします。
   
   
   
10. [新しい検索が作成されました]というメッセージが表示されたら、[完了]をクリックします。
    
    
    
11. 作成した検索 が一覧に表示されるので、
    クリックすると画面右側に検索に関する詳細情報が表示されます。
    内容を確認したい場合は、[サンプルのレビュー]をクリックします。
    
    
    
    
12. 画面が切り替わり、検索された結果が表示されます。
    検索されたアイテムをクリックすると、[Download Original Item]リンクがあるので
    クリックすることで[eml]ファイルをダウンロードすることが可能です。
    
    
    
    

電子情報開示 - 検索結果をエクスポートする手順

電子情報開示 で検索した結果を eml形式 または pst形式でエクスポートする手順です。

1. 管理者権限を持つユーザーアカウントで、[Microsoft 365 管理センター] にアクセスします。
   
   
2. Microsoft 365 管理センター 画面の左下に存在している、[コンプライアンス]をクリックします。
   
   
3. Microsoft Purview 画面が開いたら、[ソリューション]欄の[電子情報開示]をクリックし、
   [標準]をクリックします。
   
   
4. 電子情報開示 (標準) 画面が表示されたら、先ほど作成したケースをクリックします。
   
   
   
5. タブをクリックし、作成した検索 が一覧に表示されるので、
   クリックすると画面右側に検索に関する詳細情報が表示されます。
   下部にある[操作]をクリックします。
   
   
6. メニューが表示されるので、[結果のエクスポート]をクリックします。
   
   
   
7. 結果のエクスポート画面が表示されるので、
   出力オプション欄にて、出力方法を選択します。
   ※一番上を選択すると、全データをエクスポートできない場合があるので、真ん中を選択するのが良いと思います
   
   
   
8. 次に、名前を付けて Exchange コンテンツをエクスポート欄にて
   どのような形式で、どのような単位でエクスポートするか選択します。
   ※概算欄にエクスポートされる[アイテム数]が表示されます。
   
   
   
9. 全ての設定が完了したら、画面下部の[エクスポート]をクリックします。
   
   
   
10. [コンプライアンス] - [ジョブが作成されました]というメッセージが表示されたら[OK]をクリックします。
    
    
    
11. [エクスポート]タブをクリックすることで、エクスポートした結果が表示されます。
    ダウンロードしたいエクスポート結果をクリックします。
    
    
    
12. エクスポートされたデータの詳細情報が表示されるので、
    画面上側にある、[結果のダウンロード]をクリックします。
    
    
    
13. 電子情報開示エクスポートツールが、自動的にダウンロードされて
    以下の画像のようなツールにアプリケーションが起動されます。
    上記項番12に記載されている情報を元に、以下に入力を行い、[開始]をクリックします。
    
    • ソースへの接続に使われる export key を貼り付けます：エクスポート キーをコピーして貼り付けます。
    • ダウンロードしたファイルを格納する場所を選択します：ファイル配置場所を指定します。
      
14. 指定した箇所にファイルが保管されていることを確認します。
    
    
15. pst形式でエクスポートしたアイテムをOutlookにインポートしてメールデータを確認することが可能です。ただし、インポート後のメールボックスに紐づくフォルダ構成は 検索されたメールアイテムが含まれているフォルダーのみが出力されます。
    

さいごに・・・

ここまで読んでいただきありがとうございます。

全3部構成と長くなりましたが、ここまで実施していただくことで
電子情報開示 機能を利用して アイテムの検索が可能になります。

Exchange Online や Microsoft Teams 、SharePointを利用していると
何か問題発生時に、必ずログを追いかける必要に追われます。

ライセンス的に問題無い場合は、本機能があることを記憶していただき
必要時に本記事を参考に電子情報開示によるアイテム検索を行って頂ければと思いますっ

■前提条件～事前準備

■ケースの作成～保留リストの作成