Exchange Online - 利用者のメールデータを検索し保存する2/3

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閲覧ありがとうございます。ゆっくり よんでいってください

本記事に記載の内容は、
「 Exchange Online - 利用者のメールデータを検索し保存する 」説明している内容となっています。

本記事下部にリンクがある、[Exchange Online - 利用者のメールデータを検索し保存する 1/3]の続きになるので
前提条件や事前準備手順が気になる方は、本記事の下部にリンクを置いているので参照してみてください。

電子情報開示 のケース作成 と 保留リストを作成する方法

前提条件のクリア及び、事前準備完了後の作業になります。

電子情報開示 - ケースの作成する手順

1. 管理者権限を持つユーザーアカウントで、[Microsoft 365 管理センター] にアクセスします。
   
   
2. Microsoft 365 管理センター 画面の左下に存在している、[コンプライアンス]をクリックします。
   
   
3. Microsoft Purview 画面が開いたら、[ソリューション]欄の[電子情報開示]をクリックし、
   [標準]をクリックします。
   
   
   
4. 電子情報開示 (標準) 画面が表示されたら、[＋ケースを作成]をクリックします。
   
   
   
5. 画面右側に 新しいケース 画面が表示されるので、以下情報を設定後、[保存]をクリックします。
   • [名前]：作成するケース名を入力します。
   • [説明]：作成するケースの説明を入力します。
     
6. ケースが作成されたことを確認します。
   

電子情報開示 ケース に対するアクセス権限を設定する

[電子情報開示管理者]権限を持つアカウントは、本手順で権限が付与されていなくてもアクセス可能です。

[電子情報開示マネージャー]権限を持つアカウントは、本手順で権限が付与されていないとアクセスできません。

1. 管理者権限を持つユーザーアカウントで、[Microsoft 365 管理センター] にアクセスします。
   
   
2. Microsoft 365 管理センター 画面の左下に存在している、[コンプライアンス]をクリックします。
   
   
3. Microsoft Purview 画面が開いたら、[ソリューション]欄の[電子情報開示]をクリックし、
   [標準]をクリックします。
   
   
4. 電子情報開示 (標準) 画面が表示されたら、先ほど作成したケースをクリックします。
   
   
   
5. ケースの設定画面が表示されるので、[設定]タブをクリックし
   [アクセスとアクセス許可]欄の[選択]をクリックします。
   
   
   
6. 画面右側に表示される アクセスとアクセス許可 画面にて、
   メンバーの管理欄にある[＋追加]をクリックします。
   
   
   
7. メンバーを追加 画面が表示されるので、
   表示されている一覧か、検索ボックスを活用してアクセス権限を付与したいユーザーアカウントを選択します。
   選択完了後に、[追加]をクリックします。
   
   
   
8. アクセスとアクセス許可 画面に戻るので、
   選択したユーザーが追加されていることを確認して[←キャンセル]をクリックして完了です。
   
   
   

電子情報開示 ケース - 保留リストの作成する

保留リストは、電子情報を開示するために 検索する範囲 を指定するために使用します。
間違った範囲を指定してしまうと、欲しい情報が出力されないので 必要な情報を引ける条件を検討してから作業してください。

上記章の[電子情報開示 - ケースの作成]が完了している必要があります。

1. 管理者権限を持つユーザーアカウントで、[Microsoft 365 管理センター] にアクセスします。
   
   
2. Microsoft 365 管理センター 画面の左下に存在している、[コンプライアンス]をクリックします。
   
   
3. Microsoft Purview 画面が開いたら、[ソリューション]欄の[電子情報開示]をクリックし、
   [標準]をクリックします。
   
   
4. 電子情報開示 (標準) 画面が表示されたら、先ほど作成したケースをクリックします。
   
   
   
5. ケースの設定画面が表示されるので、[保留リスト]タブをクリックし、[＋作成]をクリックします。
   
   
   
6. 新しい保留リスト 画面が表示されるので、以下情報を記載し[次へ]をクリックします。
   
   •  名前：保留リストの名前を入力します。
   • 説明：保留リストに対する名前を入力します。
     
7. [Exchange メールボックス]の状態欄を[有効]に変更してます。
   必要に応じて、[SharePoint サイト]をクリックすることでTeams上のファイルを検索することも可能です。
   
   
   
8. 含む欄に [ユーザー、グループ、またはチームを選択]が表示されるのでクリックします。
   
   
   
9. 画面右側に Exchange メールボックスの一覧が表示されるので、
   取得したいメールボックスを選択して[完了]をクリックします。
   
   
   
10. 先ほどの[場所を選択]画面に戻るので、[次へ]をクリックします。
    
    
    
11. 検索条件を入力することが可能なので、検索したい内容にしたがって入力してください。
    ※[キーワード一覧を表示] をクリックすることで、検索条件を一覧で表示することが可能です。
    
    
    
12. 検索条件の入力が完了したら、[次へ]をクリックします。
    
    
    
13. 設定内容の確認画面が表示されるので、[送信]をクリックします。
    
    
    
14. [成功]画面が表示されたら、[完了]をクリックして終了です。
    

さいごに・・・

ここまで読んでいただきありがとうございます。

Exchange Onlineの上位プランやExchange Archivingライセンスが必要になりますが、
利用できるとかなり便利な機能となっています。

検索条件の設定で悩むことが多い機能ですが、1度設定した後でも検索条件を変更することは可能なので
まずは試してみることをお勧めします。
※反映に時間がかかるので、ある程度余裕をもって設定する必要があります。

次の記事で、実際に検索する手順とエクスポートする手順を記載していくので、
是非参考にしてみてください。
公開予定日：10月10日

■前提条件と事前準備