Exchange Online - 利用者のメールデータを検索し保存する1/3

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閲覧ありがとうございます。ゆっくり よんでいってください

本記事に記載の内容は、
「 Exchange Online - 利用者のメールデータを検索し保存する 」説明の第1部となります。
全3部構成を予定しているので、公開後にリンクを記載する予定です。

本機能は、各利用者により実施することを想定された機能ではなく、1部の管理者にて実施することを想定されている機能です。

利用者のメールデータを検索し保存する機能　とは？

電子情報開示　と呼ばれる機能になります。

Microsoft 365 のテナント内に存在するメールや予定表、SharePointサイト内の情報を
特別な管理者権限を持ったアカウントで検索し、表示して内容を確認したり
ダウンロードして保存することが可能な機能です。

退職者のメールデータをローカル保存しておきたいといった、ご要望を頂くことがあります。
そんなときに本機能を利用することで、メールデータをダウンロードし必要時にOutlookで内容を確認することが可能です。

前提条件としてライセンスや事前作業があるため、本記事では前提条件を記載していきます。

電子情報開示 の前提条件

前提条件として、ライセンスと権限設定の2種類が必要になります。

電子情報開示を利用するために 必要なライセンス

以下に記載しているライセンスのどれかが、ユーザーに付与されていることで利用可能です。

• Exchange Online P2 
• Microsoft 365 E3
• Microsoft 365 E5
• Office 365 E3
• Office 365 E5
• Exchange Online P1 + Exchange Online Archiving
• Microsoft 365 Frontline F5 Compliance + SharePoint Online P2 + Office 365 E1
• Microsoft 365 Frontline F5 Compliance + OneDrive for Business P2 + Office 365 E1
• Microsoft 365 Frontline F5 Security & Compliance + SharePoint Online P2 + Office 365 E1
• Microsoft 365 Frontline F5 Security & Compliance + OneDrive for Business P2 + Office 365 E1

上記ライセンス形態の中で、一番費用がかからずに実現できるのは
[ Exchange Online P1 + Exchange Online Archiving ] になります。

電子情報開示を利用するために 必要な権限設定

電子情報開示を操作する前に、管理者アカウントに対して特殊な権限を付与する必要があります。

本権限付与作業が反映されるのに最大24時間かかります。時間がかかるので余裕をもって実施することをお勧めします。

利用者の電子情報を全て確認できるので、必要時に最低限の方にのみ権限を付与することをお勧めします。

1. 管理者権限を持つユーザーアカウントで、[Microsoft 365 管理センター] にアクセスします。
   
   
2. Microsoft 365 管理センター 画面の左下に存在している、[コンプライアンス]をクリックします。
   
   
3. Microsoft Purview 画面が開いたら、画面左側にある[アクセス許可]をクリックします。
   
   
   
4. アクセス許可画面にて、[Microsoft Purview ソリューション]をクリックして
   [役割]をクリックします。
   
   
   
5. Microsoft Purview ソリューションの役割グループ 画面が表示されるので、
   表示された一覧から[eDiscovery Manager]を探し、クリックします。
   
   
   
6. 画面右側に、eDiscovery Manager の詳細画面が表示されるので、
   [役割グループの編集]をクリックします。
   
   
   
7. 役割グループの名前を編集中 画面が表示されるので、
   [電子情報開示マネージャーの選択]をクリックします。
   
   
   
8. 電子情報開示マネージャーの選択を編集中 画面が表示されるので、
   [電子情報開示マネージャーの選択]をクリックします。
   
   
   
9. 電子情報開示マネージャーの選択 画面にて、[＋追加]をクリックします。
   
   
   
10. テナント内のユーザーが一覧で表示されるので、
    電子情報開示 機能を利用したいユーザーアカウントを選択します。
    ※検索ボックスも存在しているので、ユーザーを検索して選択することも可能です。
    
    
    
11. ユーザーを選択し、[メンバー]欄に選択したユーザーアカウントが表示されていることを確認して
    [追加]をクリックします。
    
    
    
12. [〇件の メンバー 追加済み]と表示されることを確認し、[完了]をクリックします。
    
    
    
13. 追加したユーザーアカウントが表示されるので、改めて問題無いことを確認して[保存]をクリックします。
    
    
    

さいごに・・・

ここまで読んでいただきありがとうございます。

全3部構成となります。
事前準備が行えていないと、電子情報開示の検索を作成することが出来ないため
余裕をもって実施することをお勧めいたします。

1度設定して、管理者権限にそのまま権限を付与し続けている方もいらっしゃいますが、
個人的には、利用者の全電子情報が確認できる機能なので利用するタイミングでのみ権限を付与し
確認後は権限を剥奪し、基本的にはどのユーザーにも付与されていない状況にしたほうが良いと思っています。

記事公開後に以下にリンクを記載していくので、続きが気になる方はぜひ参照してみてください。

パート②

パート③