Exchange Online - 外部の方をグローバルアドレスリスト(アドレス帳)に登録する方法

自分

閲覧ありがとうございます。ゆっくりよんでいってください

本記事に記載の内容は、
「 Exchange Online - 外部の方をグローバルアドレスリストに登録する方法」説明している内容となっています。

1 組織外のメールアドレスをアドレス帳に登録する機能は？
- 1.1 社外のメールアドレスを登録できる外部連絡先とは？
  - - 1.1.0.1 Exchange Online - 配布リストの作成とMicrosoft 365 グループのメーリングリスト運用方法
2 外部連絡先を登録する手順
3 外部連絡先に登録したメールアドレスをグローバルアドレス一覧に表示させる
4 さいごに・・・

組織外のメールアドレスをアドレス帳に登録する機能は？

Exchange Onlineを利用していると、組織内のメールアドレスは一覧で自動的に登録されたアドレス帳が表示されますよね。
ここに、組織外のメールアドレスを登録したいという相談を受けました。

個々人で登録する場合は、アドレス帳の連絡先に組織外の方を登録することで解決できますが、
「管理者にて、組織全体のアドレス帳に登録したい」場合は、[外部連絡先]を利用します。

社外のメールアドレスを登録できる外部連絡先とは？

Exchange Online上に組織外の連絡先情報(メールアドレス等)を登録することができます。
この機能は、個々人の連絡先とは異なる機能となっており、Exchange Onlineのグローバルアドレスリストに表示することが可能です。
※規定ではグローバルアドレスリストへは非表示となっているため、設定を変更する必要があります。

また、外部連絡先に登録したメールアドレスを配布リスト(メーリングリスト)に含めることが可能なため
自社のメーリングリストに社外の方を含めたいといった要望にも応えることが可能な機能です。

配布リストの作成方法は以下記事を参考にしてみてくださいっ

: Exchange Online - 配布リストの作成とMicrosoft 365 グループのメーリングリスト運用方法

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外部連絡先を登録する手順

CSVで一括インポートすることも可能ですよっ

Exchange Online 管理者権限またはグローバル管理者権限が必要になります。

本手順のみだとグローバルアドレス一覧(リスト)には非表示となるため、後続の章もご確認ください。

管理者権限を持ったアカウントで、Exchange 管理センターにアクセスします。
Exchange 管理センターが開いたら、
画面左側にある、[受信者]をクリックし、[連絡先]をクリックします。
連絡先画面が表示されるので、[＋連絡先の追加]をクリックします。
連絡先画面の右側に、登録用の画面が表示されるので
登録したい外部の方の情報を入力します。
必須項目は、[連絡先の種類]/[表示名]/[メール]の3種類となっています。
各設定項目の入力が完了したら、[追加]をクリックします。
- 連絡先の種類：[メール連絡先]を選択
- 名：必要に応じて設定します
- 姓：必要に応じて設定します
- 表示名：アドレス帳に表示される名称を入力します
- メール：メールアドレスを入力します
- 会社：必要に応じて設定します
- 勤務先電話：必要に応じて設定します
- 携帯電話：必要に応じて設定します
画面が切り替わり
[連絡先の追加が完了しました]というメッセージが表示されたら、[x]で閉じて完了です。

外部連絡先に登録したメールアドレスをグローバルアドレス一覧に表示させる

先に上記章[外部連絡先を登録する手順]の手順で、外部連絡先を登録しておく必要があります。

管理者権限を持ったアカウントで、Exchange 管理センターにアクセスします。
Exchange 管理センターが開いたら、
画面左側にある、[受信者]をクリックし、[連絡先]をクリックします。
連絡先画面が表示されるので、グローバルアドレス一覧に表示したい外部連絡先をクリックします。
クリックした外部連絡先の詳細情報が、画面右側に表示されます。
[全般設定]欄にある [グローバルアドレス一覧からこれを非表示にする]のチェックを外して[保存]をクリックします。
画面が切り替わり
[連絡先が正常に更新されました]というメッセージが表示されたら、[x]で閉じて完了です。