Cloud Solutions

Microsoft Teams - シフトを利用してみよう

2022年2月28日

自分
自分
閲覧ありがとうございます。ゆっくり よんでいってください

本記事に記載の内容は、
「Microsoft Teamsでシフトを利用する方法」に関する内容となっています。
ぜひ参考にしてください。

 

Outlookの予定表と違うの?? Teamsの シフト [Shifts] ってなに??

チームに所属しているメンバーを管理するスケジュールとなります。
Outlookの予定表とは異なり、Teamsのチームに紐づくスケジューラとなります。

Outlookの予定表と違う機能を以下に記載します。
かなり多くなりますが、見て頂くとシフト管理用だな。
通常のスケジュール管理とは少し違うんだな。とわかると思います。

  • チームの所有者のみ管理が可能なスケジュール
  • 〇時〇〇分~〇時〇〇分 + 休憩時間を設定することが可能
  • 設定した出勤時間 + 休憩時間でシフト表に合計勤務時間を表示可能
  • 足りない時間(空き時間)を設定し、管理することが可能
  • 空き時間に対して従業員からの出勤希望を受け付けることが可能
  • 作成したシフトを公開するタイミングは任意で可能
  • 出勤と退勤をボタン1つで行うことが可能
  • 出退勤をレポートとしてエクスポートすることが可能
  • 休暇申請を出すことが可能
  • 従業員から勤務時間帯を別の従業員と交代する申請が可能
  • 従業員から別の従業員にシフト変更依頼が可能

 

シフト - どうやって使うの? 有効化 する方法は?

Microsoft Teamsでシフトを有効化する手順を記載します。

Microsoft Teams で シフトが表示されない場合の有効化方法

規定では、組織全体で有効化されているので 基本的に本手順は必要ありません。
下記章[Microsoft Teamsでシフトを利用する方法]を先に実施頂き、
表示されない場合は本手順をお試しください。

本手順を実施しても、シフトが表示されない場合は
  Microsoft Teamsのアプリ管理にて、禁止されている可能性があるためご確認ください。

  1. 管理者アカウントで、Microsoft Teams 管理センターにアクセスします。
    [https://admin.teams.microsoft.com/]

  2. Microsoft Teams 管理センターの画面左側にあるメニューの[Teams のアプリ]をクリックします。
    [Teams のアプリ]をクリック

  3. クリックした[Teams のアプリ]の下に追加表示されたメニューの[アプリを管理]をクリックします。
    [アプリを管理]をクリック

  4. 開かれた画面の、右側に存在する[名前で検索]をクリックします。
    その後、[シフト]と入力し[Enterキー]を押下します。
    [名前で検索]をクリックします。 その後、[シフト]と入力し[Enterキー]を押下

  5. アプリが検索されます。検索結果に[Shifts]が表示されたら[状態]欄を確認し[許可済み]になっているか確認します。
    [許可済み]ではない場合は、検索結果に表示されている[Shifts]をクリックします。

  6. 開かれたページの、[Shifts]の[状態]欄のボタンをクリックし[許可済み]に変更して完了です。
    [Shifts]の[状態]欄のボタンをクリックし[許可済み]に変更して完了

 

Microsoft Teamsでシフトを利用する方法

シフトを利用するための手順を記載します。

  1. Microsoft Teams を開きます。
    アプリ版 or ブラウザ版 どちらでも大丈夫です。

  2. 画面左下の[・・・]をクリックします。
    [アプリを検索]をクリックし、[シフト]と入力し[Enterキー]をクリックします。
    [・・・]をクリックします。 [アプリを検索]をクリックし、[シフト]と入力し[Enterキー]をクリック

  3. 検索結果が表示され、[シフト]が表示されるのでクリックすると
    利用を開始することが可能です。Teamsの どのチームに紐づけて管理するか表示されるので適切なチームを選択します。
    ※表示されない場合は、上記[Microsoft Teams で シフトが表示されない場合の有効化方法]を参考にTeamsを有効化してみてください。

シフトの追加 や その他機能の画面

一部機能紹介としてスクリーンショットを掲載します。

  • シフトの追加をする画面
    シフトの追加をする画面

  • 設定したシフトを一覧で確認する画面
    設定したシフトを一覧で確認する

  • 従業員が休暇のリクエストを出す画面
    従業員が休暇のリクエストを出す

 

さいごに・・・

Outlookにある予定表との違いを何となくイメージできたでしょうか。
予定表にはないけど、シフトにはある。そんな機能が使いたい!と思われた方いるかもしれません。
業務形態的にシフトは合わないな~という方もいますよね。。。

出退勤機能が予定表にも来ないかな~というお話しを頂くこともあるので、
いつか実装されることを待ちながら、今ある機能でどちらを使うのが業務上良いか検討してみてくださいっ

 

-Cloud Solutions