Microsoft Teams - ファイル閲覧と編集権限設定

自分

みなさん、Microsoft Teamsを利用しているとチーム内で共有しているファイルの閲覧や編集 [更新]の権限管理を行いたいと感じることが多々あると思います。　「ゲストが参加しているチームでファイル操作を管理したい」「閲覧とダウンロードだけ許して、手元で編集させたい」そんな悩みを本記事で解決していこうと思います

1 Microsoft Teams のファイル共有機能について
2 ファイルサーバーのようなアクセス権限管理は出来ないの？
3 アクセス権限をどうやって設定するの？
- 3.1 ファイル共有によるアクセス権限設定 - 概要
4 アクセス権限構成方法
5 さいごに・・・

Microsoft Teams のファイル共有機能について

Microsoft Teamsのチームに参加している所有者 or メンバーは、チーム内で共有されているファイルに対して編集権限を持っています。
しかし、チーム内の全ユーザーではなく、一部ユーザーにのみファイルを共有したいという要望が生まれることもあるかと思います。

そんな時には、プライベートチャネルという機能を利用することで「チームに所属しており、プライベートチャネルに参加している所有者 or メンバー」にのみファイルを共有することが可能です。
また、プライベートチャネルで共有されたファイルに対して、「参加している所有者 or メンバーがファイルに対する編集権限を保有」しています。

従来のファイルサーバーのように、閲覧権限を振ったり編集権限を振ったりと細かいアクセス権限管理が規定の状態だと難しいです。

ファイルサーバーのようなアクセス権限管理は出来ないの？

自分

できます！！

ただし・・・SharePoint Online サイトでの操作とMicrosoft Teams での操作が必要になります。
セキュリティ面を考慮して設定したい場合もあると思いますので、以下を参考に設定してみてください

アクセス権限をどうやって設定するの？

本記事では、Microsoft Teams のチームに規定で作成されている[ファイル]とは別に[ファイル]タブを作成し、そこに配置されたファイルに対してアクセス権限管理を行う構成をとっていこうと思います。

ファイル共有によるアクセス権限設定 - 概要

詳細手順は、次の章に記載させて頂きます。

Microsoft Teams のチームで利用されているSharePoint Online サイト内に、ドキュメントライブラリを新規作成します。
作成したドキュメントライブラリの設定で、ドキュメントライブラリに対するアクセス権限を設定します。
Microsoft Teams を開き、対象となるチームのタブに作成したドキュメントライブラリを設定します。

アクセス権限構成方法

全4章に分けて記載していきます。

アクセス制限にセキュリティグループを利用することも可能なので、ユーザー単位での制限よりグループ単位での制限を行いたい場合は事前に作成しておいてくださいねっ

SharePoint Online サイト内にドキュメントライブラリを作成する

本章では、対象のチームに紐づいているShraePoint Online サイトに新しくドキュメントライブラリを作成していきます。

Microsoft Teams を起動し、ファイルに対するアクセス権限を設定したいチームを開き、
画面上部の[ファイル]をクリックします。
画面右側の上部にある[SharePoint で開く]をクリックします。
ブラウザが自動的に立ち上がり、SharePoint Online サイトが表示されることを確認します。
また、開かれた画面の左上に設定したいチーム名と同一名が表示されていることを確認してください。
開かれたSharePoint Online サイトの画面右上にある[設定(歯車マーク)]をクリックします。
画面左側にメニューが表示されるので、[サイトコンテンツ]をクリックします。
画面が更新され、[サイトコンテンツ]画面に移動するので、画面左側上部の[＋新規]をクリックします。
[＋新規]の下にメニューが表示されるので、[ドキュメントライブラリ]をクリックします。
画面右側に[ドキュメントライブラリの作成]画面が表示されるので、任意の名前を入力して[作成]をクリックします。
[サイトナビゲーションに表示]は必要に応じてチェックを外してください。
画面が更新され、指定した名前のドキュメントライブラリが作成されたことを確認して完了です。

ドキュメントライブラリにアクセス権限 [アクセス許可]を設定する

本章では、規定で作成されている[アクセス権限]があるためまずは削除し、必要になる権限を設定していきます。

画面右上にある[設定(歯車マーク)]をクリックすると画面左側にメニューが表示されるので、[サイトコンテンツ]をクリックします。
画面が更新され、[サイトコンテンツ]画面に移動するので、作成したドキュメントライブラリにカーソルを合わせます。
ドキュメントライブラリ名の右側に[・・・(アクションの表示)]が表示されるのでクリックします。
[・・・(アクションの表示)]の下に[設定]が表示されるのでクリックします。
画面が更新され、[設定]画面が表示されます。
設定画面中央にある[このドキュメントライブラリに対する権限]をクリックします。
画面が更新され、権限を設定する画面が表示されます。
規定でチームに所属している所有者 or メンバーに対して編集権限が与えられているため、画面左上にある[権限の継承を中止]をクリックします。
画面上部 or 中央に[権限の継承を中止]することに対するメッセージが表示されるので[OK]をクリックします。
規定で設定された権限を削除するために["チーム名" Members]の横にあるチェックボックスをクリックし、チェックをいれます。
その後、画面上部の[ユーザー権限の削除]をクリックします。
画面上部 or 中央に[削除]することに対するメッセージが表示されるので[OK]をクリックします。
削除され、画面に表示されなくなったことを確認します。
編集権限を設定したい場合は、画面上部の[アクセス許可の付与]をクリックします。
閲覧権限を設定したい場合は["チーム名" Visitors]をクリックし、画面上部の[新規] - [ユーザーの追加]より追加してください。
[アクセス権限を設定およびその内容の共有]画面が表示されるので、[オプションの表示]をクリックします。
画面が更新され、表示項目が増えたら以下の各項目を要件に合わせて設定していきます。
設定後、[共有]クリックします。
- [名前または電子メールアドレスを入力して下さい]：アクセス権限を持たせたいユーザーを指定します。
  ※ここでは、セキュリティグループを指定することも可能です。
- [この招待状に個人的なメッセージを含める]：任意項目です。招待メールに含めるメッセージを追加できます。
- [固有のアクセス許可を含む、このフォルダー内のすべてのアイテムを共有します]：チェックを入れます
- 電子メール招待状を送信する：メールで通知する必要があれば、チェックを入れます
- アクセス許可レベルの選択：本章では編集を選んでいます。　各権限の詳細は以下の通りです。
  - 閲覧：ドキュメントのダウンロードが可能となります。
  - 投稿：閲覧権限で出来ることに加え、アイテムとドキュメントの追加、編集、削除が可能となります。
  - 編集：投稿権限で出来ることに加え、アプリの追加、編集、削除が可能となります。
  - デザイン：編集権限に加え、[設定] 画面を表示しドキュメントライブラリの編集が可能となります。
  - フルコントロール：デザイン権限に加え、アクセス許可レベルの作成や編集、ドキュメントライブラリで使用可能な機能をすべて操作可能でとなります。
設定した権限を持つアクセス許可が作成されたことを確認します。

Microsoft Teams のチームに作成したドキュメントライブラリをタブとして追加します

Teamsの利用者が、作成したドキュメントライブラリを利用しやすくするための設定となります。

上記手順にて作成した、ドキュメントライブラリのURLを取得するために
[サイトコンテンツ]画面に移動し、作成したドキュメントライブラリにカーソルを合わせます。
ドキュメントライブラリ名の右側に[・・・(アクションの表示)]が表示されるのでクリックします。
その後、[・・・(アクションの表示)]の下に[設定]が表示されるのでクリックします。
[Webアドレス]欄に表示されているURLをコピーします。
後述の設定で必要になるので、ここでコピーしたURLは保管してください。
Microsoft Teams のチームを開き、画面上部中央あたりの[＋]をクリックします。
[タブの追加]画面にて、[ドキュメントライブラリ]をクリックします。
[ドキュメントライブラリ]画面にて[Sharepoint リンクを使用]をクリックします。
その後、[Library Url]欄に、本章の項番3でコピーしたURLを貼り付けた後、[移動]をクリックします。
同画面下部に[チーム名 (SharePoint Online サイト名)]が表示されるので、クリックし[次へ]をクリックします。
[ドキュメントライブラリ]名が表示されるので、作成したドキュメントライブラリ名をクリックし[次へ]をクリックします。
そして、[タブ名]欄に利用者が分かりやすい任意の名前を入力し[保存]をクリックします。
画面が更新され、作成した[ドキュメントライブラリ]がタブに表示されます。
これで設定が完了です。
ドキュメントを配置し、想定されている動作になっているか確認してみてください。