Exchange Online - オンラインアーカイブと訴訟ホールドの有効化

自分

閲覧ありがとうございます。ゆっくり よんでいってください

本記事に記載の内容は、
「Exchange Online - オンラインアーカイブと訴訟ホールドの有効化」方法説明しています。

オンラインアーカイブ (個人用アーカイブ)とは？？

Exchange Onlineにて、2種類のアーカイビング機能が存在しています。

1つ目は、個人が利用するアーカイブ です。
こちらは、個々人がアーカイブ メールボックス を操作し、メールを移動させたり削除することが可能です。

2つ目は、管理者が利用者のメールを保持するためのアーカイブ メールボックスになります。
こちらは、個々人でメールを操作することはできず、指定した保持期間分のメールデータが保持されます。
※管理者がコンテンツの検索 を利用して、アーカイブされたメールを抽出することが可能です。

2つ目を利用するシーンとしては、
社内のポリシーや海外とやり取りを行っている場合に、データ保持期間を設ける必要がある場合です。
Exchange Online利用したいけど、ユーザーが操作できない領域でデータ保持したいけど出来るの？と悩んでいる方は、2つ目のアーカイブを利用することで実現できます。

上記、1つ目と2つ目のアーカイブについては、以下表に情報を記載します。

オンラインアーカイブ (1つ目 個人用アーカイブ)を有効化する

1. 管理者権限を持っているアカウントで、[Exchange 管理センター]を開きます。
   
   
2. Exchange 管理センター 画面の左側にある
   [受信者]をクリックし、次に[メールボックス]をクリックします。
   
   
   
3. 個人用アーカイブを有効化したいメールボックスをクリックします。
   画面右側にクリックしたメールボックスの詳細情報が表示されるので、
   [その他]をクリックし、次に表示された画面内の[メールボックスアーカイブの管理]をクリックします。
   
   
   
4. [メールボックス アーカイブの管理]画面が表示されるので、
   メールボックス アーカイブが[オフ]になっている場合は、[オン]に変更し[保存]をクリックして完了です。
   ※反映に最大24時間かかる可能性があります。
   

オンラインアーカイブ (2つ目 訴訟ホールド)を有効化する

1. 管理者権限を持っているアカウントで、[Exchange 管理センター]を開きます。
   
   
2. Exchange 管理センター 画面の左側にある
   [受信者]をクリックし、次に[メールボックス]をクリックします。
   
   
   
3. 訴訟ホールドを有効化したいメールボックスをクリックします。
   画面右側にクリックしたメールボックスの詳細情報が表示されるので、
   [その他]をクリックし、次に表示された[訴訟ホールドの管理]をクリックします。
   
4. 訴訟ホールドの管理 画面が表示されるので、
   訴訟ホールド欄が、[オフ]になっている場合は[オン]に変更し[保存]をクリックして完了です。
   その他設定項目に関しては、以下の通りになります。
   

   ホールド期間	メールボックスに訴訟ホールドが適用されてからメールボックスのメールデータを保持する期間を指定します。
   メモ	メールボックスに訴訟ホールドが適用されていることをユーザーに通知します。
   ユーザーのための詳細情報が記載されたWebページ	訴訟ホールドの詳細情報へ案内するために、利用者を Web サイトに案内します。

   

さいごに・・・

ここまで読んでいただきありがとうございます。

Exchange Onlineを利用していく中で、
「アーカイビング機能の区別がつきづらい！ どうすればよいかわからない！」という
声を頂きました。この記事を通して 利用したいアーカイブ機能が、どちらなのか判断して頂けるようになっていると嬉しいです。

メールデータの参照方法は以下記事を参考にして頂けば、
アーカイブされているデータを管理者にて抽出することが可能なので、
合わせて1読くださいっ。